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Como a auditoria de fretes automática otimiza a logística e as finanças de empresas

 

Publicado em 26/11/2020

 

A auditoria de fretes é um procedimento que verifica, minuciosamente, os valores presentes nos documentos do serviço de transporte de cargas, a fim de garantir o que foi acordado entre o contratante (embarcador) e o contratado (transportador) para que tudo seja cumprido.


Apesar de não ser nova na logística, a auditoria de fretes ainda é desconhecida por muitas empresas ou não é aplicada de uma forma mais prática e sistemática pelas organizações. 

Veja neste artigo como é possível utilizar a auditoria de fretes automática para otimizar o tempo do seu time e reduzir os custos com transporte de cargas.

Principais dificuldades na auditoria de fretes

Uma empresa que trabalha com o processo logístico 3PL, isto é, que contrata transportadoras para realizar a entrega ou a distribuição das suas mercadorias, sabe bem os desafios financeiros que essa modalidade possui.

 

Em um cenário onde uma indústria trabalha com várias transportadoras, por exemplo, é necessário lidar com diferentes contratos de frete, onde cada um possui seu prazo de pagamento.
 

Por causa disso, a responsabilidade só aumenta, uma vez que é preciso conferir de maneira cuidadosa os documentos de cobrança, como Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) gerado pelas transportadoras, que podem vir acompanhados de erros no preço.
 

E a partir disso, podem surgir diversas dificuldades:
 

Custos maiores: se não há um bom trabalho de auditoria na empresa, diversos documentos com preços errados podem passar despercebidos e o gestor logístico arca com mais despesas que são evitáveis.

Atrito entre os setores da empresa: o alinhamento entre as áreas envolvidas pode ficar difícil, pois, de um lado, há o setor logístico com prazos apertados para despachar a mercadoria e do outro, o setor financeiro solicitando a correção do valor com a transportadora.

Ineficiência do setor: com a falta de um procedimento mais prático para resolver a correção de valores nos documentos, o setor financeiro acaba dedicando mais tempo a isso e outras atividades deixam de ganhar a devida atenção. A longo prazo, isso prejudica o departamento ao ponto de comprometer sua eficiência.

Prejuízos ao cliente: a ausência de uma auditoria de fretes automática causa uma bola de neve, uma vez que, ao ter erros de valores nas documentações, pode ser preciso corrigi-los para despachar a carga e quanto mais ela demora para sair, maior é o prazo de entrega da mercadoria para o cliente que não tem nada a ver com essas etapas anteriores.

Auditoria de fretes manual

Como foi citado no início desse artigo, algumas empresas já utilizam o processo de auditoria, porém, isso acontece em muitos casos de forma manual usando uma planilha Excel.
 

A pessoa responsável por fazer essa auditoria insere na planilha o valor que foi acordado e, depois de receber os documentos da transportadora, insere o preço descrito na planilha para conferir se os preços são os mesmos.
 

A desvantagem disso é que muitas vezes, esse procedimento é realizado após a entrega de todos os documentos e isso inclui a fatura, que é gerada pela transportadora depois de realizar o serviço de transporte.
 

Nesses casos, fica ainda mais difícil lidar com a recuperação do valor cobrado a mais. Sem falar da grande quantidade de documentos para auditar quando se trabalha com diversas transportadoras.

Auditoria de fretes terceirizada

Já no processo de auditoria de fretes realizada por uma empresa terceirizada, o gestor logístico passa todas as demandas referentes a esse procedimento para o fornecedor responsável. A empresa terceirizada vai verificar todos os contratos de frete e documentos emitidos em um determinado período para fazer a auditoria, uma tarefa que pode levar semanas.
 

Apesar da vantagem que a terceirização traz ao repassar a demanda para uma equipe que só trabalha com auditoria, é um serviço custoso, uma vez que a mão de obra é altamente especializada. E tendo em vista a necessidade da empresa em reduzir os custos, talvez terceirizar não seja a melhor opção.

Conhecendo a auditoria de fretes automática

Então, como fazer uma auditoria de fretes mais rápida, com grande volume de documentos e sem prejudicar os prazos de entrega? Essas necessidades podem ser supridas por meio de tecnologias voltadas para a logística, que a cada ano vêm sendo otimizadas para agilizar a rotina de quem contrata transportadora e dos próprios fornecedores logísticos.
 

É o caso do sistema de gestão de frete 3PL, a plataforma especializada no controle de entregas terceirizadas que oferece tecnologia para fazer auditoria de fretes de forma automática em segundos, comparando as cobranças de transporte assim que elas são enviadas pelo transportador.
 

Esse procedimento acontece em três momentos da prestação do serviço de transporte para garantir que nenhuma cobrança indevida passe em branco. Entenda:

Etapa 1:  ao receber o CTe gerado pela transportadora, o sistema compara o valor descrito neste documento com a tabela de frete que o gestor da empresa tem da transportadora cadastrada. Se o sistema detectar que foi cobrado no Conhecimento de Transporte um valor maior do que consta na tabela de frete, o gestor tem a opção de validar essa auditoria com o 3PL, salvando essa informação no sistema para a auditoria seguinte. Em paralelo, o gestor pode enviar um e-mail ao transportador solicitando que na fatura venha o desconto com base no valor divergente.

Etapa 2: após realizar o serviço de transporte, uma segunda auditoria acontece quando a transportadora envia a fatura para a empresa contratante fazer o pagamento. Aqui, o sistema 3PL compara o valor da fatura com o valor do mesmo CTe da primeira etapa, e a informação de valor divergente, notificado na primeira auditoria, é considerada, de modo que o embarcador faça o pagamento com o desconto aplicado.

Etapa 3: na última etapa, a plataforma sinaliza por meio do painel de controle de fretes as entregas que não foram realizadas, tendo como base a falta de registro de ocorrências que a transportadora deve fazer. Essa última auditoria, apesar de ser mais focada na execução do serviço de transporte, impacta diretamente nas análises de desempenho que o gestor logístico fará sobre seus fornecedores.

 

Dessa forma, qualquer erro de cobrança pode ser evitado, e assim a empresa consegue economizar cerca de 11% ao mês em seus custos com o transporte de cargas.

Vantagens que auditoria de fretes automática traz para seu negócio

Ter em suas mãos a funcionalidade automática de auditoria de fretes a partir de um sistema de controle logístico traz vantagens que vão além de evitar pagamentos indevidos. O investimento na plataforma 3PL proporciona ao gestor controle máximo sobre a logística da sua empresa, desde a etapa de cotação online para contratar uma transportadora até o processo de relatório de dados com base nos fretes realizados. São funções como:
 

1. Cotação automática com transportadoras cadastradas e demais empresas disponíveis na plataforma digital Fretelink;

2. Programação online para expedição de mercadoria onde a transportadora recebe o pedido de coleta eletronicamente;

3. Monitoramento em tempo real de cada mercadoria que está sendo transportadora por terceiros;

4. A própria auditoria de fretes que ocorre automaticamente no sistema;

5. Relatórios de desempenho a partir de todas as informações e ocorrências das transportadoras contratadas.
 

Com tantas informações centralizadas em apenas um sistema, fica muito mais prático e profissional controlar todas as operações logísticas da empresa. Mas esses benefícios também alcançam o setor financeiro, uma vez que sua rotina torna-se mais ágil com a confirmação das cobranças aptas para o pagamento. 
 

A auditoria de fretes automática presente no sistema 3PL também otimiza os setores de controladoria, compras e suprimentos, que recebem os documentos fiscais corretos das mercadorias transportadas, aumentando seu controle sobre custos, estoque e distribuição.

Daniel Brasil

Por Daniel Brasil

CEO e Cofounder da Hivecloud, uma empresa de SAAS especialista em transporte de cargas no Brasil. Atua desde 2002 com projeto e desenvolvimento de soluções em TI aplicadas à logística. É Engenheiro de Software formado pela UFPE, com MBA em Logística Empresarial pela UPE e Mestrando em Engenharia de Produção na UFPE.

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