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A importância do Business Intelligence (BI) para as logísticas que desejam inovar

Publicado em 22/10/2019

Antes de evoluirmos no tema acho importante que entendam a diferença entre BI (Business Intelligence) e BIG DATA, qual a finalidade de cada um delas, pois no passado eu mesma já havia me confundido e achava que tudo era a mesma coisa.

O BI trata das perguntas conhecidas e das nossas pré-concepções com relação aos dados. Ao passo que Big Data se envolve com um universo de novas possibilidades e perguntas que ainda não conhecemos.

Ambas possuem grande importância e devem ser bem entendidas para que as empresas possam aproveitá-las da melhor forma, agregando, alcançando os valores e resultados desejados aos negócios.

A solução de BI tem foco na coleta, organização, transformação e disponibilização de dados estruturados para a tomada de decisão, além de permitir a análise preditiva de forma rápida e assertiva às organizações. Fornecem insights e tendências aos gestores, para assim poderem criar diretrizes eficientes e eficazes para o alcance dos resultados empresariais almejados.

Já o Big Data, em geral, pouco se preocupa com a exatidão que é fornecida em um sistema de BI (exceto em casos específicos ou onde a utilização de sensores se faz presente).

O Big Data foca no processamento dos dados em busca de correlações e descobertas. Por isso no Big Data nem sempre saberemos os motivos para as correlações existentes, pois poderá ser algo jamais concebido ou estudado.

E está aí o diferencial do Big Data: mostrar caminhos e correlações antes desconhecidos nos grandes volumes de dados, em tempo hábil, para que as empresas obtenham vantagens competitivas.

Conseguiram entender ? Então vamos adiante.

Neste artigo irei destacar apenas o BI e o tema BIG DATA ficará para um próximo artigo.

Preparei um vídeo produzido pela Pixar onde editei, para que você entenda as resistências e as objeções que os gestores impõem para implantação de um sistema de BI. Bora assistir.

Falar em BI não é algo mais tão inovador quando falamos em logística, hoje já existem diversos softwares e plataformas que extraem estes números dos sistemas e disponibilizam os famosos dashboards.

A questão central que acho interessante abordar neste artigo é a visão limitada sobre estes dados, não permitindo que as empresas de logísticas pensem um pouco além de indicadores de desempenho, capacidade de ocupação dos veículos e volume de avarias.

A verdade é que um sistema de BI coleta dados de vários setores de uma empresa, como:

  • Dados corporativos tradicionais de sistemas operacionais
  • Dados sobre tráfego e clima vindos de sensores, monitores e sistemas de previsão
  • Diagnóstico do veículo, padrões de condução e informações de localização
  • Previsões de negócios financeiros
  • Dados de resposta à publicidade
  • Dados do padrão de navegação de sites
  • Dados de mídias sociais
  • Dados de Serviço de Atendimento ao cliente
  • Dados de Recursos Humanos (custos com hora-extras, funcionários afastados, índice de satisfação dos colaboradores, etc).
  • Dados comerciais como quantidades de propostas x fechamentos
  • Dados de portaria para acesso a empresa.

Não cruza-los é o mesmo que dar um tiro no pé. Não lideramos mais uma empresa seguindo a intuição mas sim com dados que irão te ajudar na tomada de decisões e validações de processos.

De que adianta ter ótimos indicadores de desempenho em entregas, se seu SAC continua recebendo reclamações, se o seu colaborador falta demais, se seu custo logístico é muito alto, se você tem um alto giro de seus colaboradores, se sua área comercial traz muitas propostas e poucos fechamentos, você sabia que as tendências do mercado são trazidas pelo canal receptivo e pelos seus agentes comerciais?

Muitos gestores ainda preferem ouvir o que vem de fora, o chamado “Canto da sereia”, agentes externos oportunistas com foco neles mesmos e naquilo que podem trazer, extrair o que interessar e depois irem embora. Dentro da logística isso acontece todo santo dia.

Enfim, repito e volto â dizer, as respostas não estão fora de sua empresa mas sim dentro e só depende de sua interação com seus dados e seus colaboradores para extrair.

A integração de todos os setores é essencial para a saúde de uma empresa, funciona da mesma forma que um corpo humano, não adianta o coração estar saudável, se outros órgãos estiverem comprometidos, pois gradativamente vai gerando danos ao coração.

O segredo para o sucesso de um projeto de BI é a possibilidade de se analisar uma grande quantidade de dados variáveis, estruturados ou não estruturados com grande precisão e velocidade, proporcionando inteligência gerencial à empresa.

É muito comum que, ao implantar BI, os gestores tenham algumas dúvidas quanto à sua efetividade e ao modo como isso deverá ocorrer.

Afirmo que, para se ter sucesso com o BI, existem dois pontos-chave que devem ser observados: o planejamento e a ferramenta tecnológica adequada.

 Enquanto um planejamento bem estruturado ajuda a reduzir o tempo e os custos de implementação, a escolha de uma ferramenta tecnológica adequada melhora a eficácia das decisões tomadas e gera melhores resultados.

COMO TER SUCESSO COM O BI?

Acredito que existam 3 pontos importantes a serem considerados, sendo eles:

ORGANIZAÇÃO

Assim como em qualquer projeto, o primeiro passo é a organização de todos os requisitos para se implementar uma estratégia. Essa organização se dá durante a fase de planejamento.

Veja os principais pontos que deverão estar contemplados em seu planejamento:

• Definição dos requisitos funcionais: consiste em determinar quais serão os KPIs (indicadores de desempenho de todos os departamentos) que serão disponibilizados pelas aplicações de BI, em que momento e em qual formato;

• Definição dos utilizadores: podemos dividir os utilizadores, geralmente, em três grupos, sendo eles os utilizadores gerais de relatórios; os produtores e analistas que avaliam os dados; e os gestores que determinam os objetivos e estratégias;

• Integração e qualidade dos dados: a integração dos dados de maneira correta e sem perder a qualidade é um dos pontos chave para um projeto de BI de sucesso. Verificar os sistemas operacionais onde a ferramenta poderá rodar e o modo que os dados serão acessados é fundamental;

• Escolha do software correto: utilizar versões de teste para verificar qual software se adequa melhor às necessidades de sua empresa é fundamental, pois evita que a empresa contrate um software muito robusto e mais caro sendo que não utilizará todas as funcionalidades oferecidas;

• Limitação do tempo de execução: ao definir um prazo para a execução de um projeto, você demanda uma concentração mais intensa dos setores responsáveis envolvidos. Essa limitação de dados evita a postergação das ações necessárias para a implantação do projeto;

• Manutenção do projeto: o mercado e a realidade das empresas mudam constantemente — o que também ocorre com as aplicações de BI. Atualização e otimização constante das aplicações é uma obrigatoriedade.

DESIGN E LAYOUT DA APLICAÇÃO

Além dos requisitos técnicos para a escolha de uma aplicação, deve-se observar as questões de design e layout da mesma.

A aplicação deverá disponibilizar os dados de forma simples e de fácil compreensão e possibilitar a geração de relatórios com padrões de tipografia e paleta de cores, a fim de proporcionar uma experiência de usuário (UX) completa e objetiva.

Os gráficos gerados nos relatórios deverão obedecer a uma lógica de cores e apresentar as informações em ordem cronológica ou respeitar uma sequência de eventos ou de processos, a fim de facilitar a compreensão de quem for interpretá-lo.

 Além desses pontos, é importante que a aplicação disponibilize diversos tipos de gráficos específicos para cada tipo de análise, como matriz SWOT, matriz BCG, para a análise de produtos ou serviços e um quadro de análise de benchmarking.

IMPLEMENTAÇÃO

Após a confecção de todo o planejamento e a definição da aplicação BI a ser utilizada, é chegado o momento da implementação do projeto em si. Esse processo demanda algumas etapas básicas:

• Mobilização dos envolvidos: a participação ativa de todos os diretores e gestores na implantação do BI é essencial, principalmente da alta gestão, pois somente assim o projeto terá sucesso;

• Levantamento de informações: aqui deverão ser levantadas quais informações deverão ser disponibilizadas para os gestores para análise de desempenho e de mercado;

• Mapeamento das fontes de dados: este mapeamento tem por objetivo identificar de onde as informações serão retiradas e analisar a viabilidade das informações solicitadas no passo anterior. Essas fontes de dados vão alimentar a aplicação de BI.

• Construção do sistema: a construção é, sem dúvidas, a parte mais longa de todo o processo de implementação de um projeto de BI. A extração de dados, análise de qualidade, carga e testes são realizadas nesta etapa.

• Disponibilização aos usuários: esta é uma etapa muito delicada, pois é nela que o produto resultante é entregue. Aqui deverá ocorrer, ainda, toda a parte de treinamento e capacitação dos usuários, para que possam utilizar a ferramenta em seu dia a dia para a tomada de decisões.

QUAIS ERROS EVITAR?

Mesmo com um planejamento bem estruturado e uma execução bem-feita, podem existir alguns erros que devem ser evitados de qualquer maneira. Veja alguns dos erros mais comuns que ocorrem durante o processo de implementação de um projeto de BI:

FALTA DE PLANEJAMENTO NA IMPLEMENTAÇÃO

Ao implementar uma ferramenta de BI, é essencial que se defina quais são os objetivos da empresa ao fazer esse investimento e de que modo essa solução vai contribuir para alcançar os resultados esperados.

Para que tudo funcione, deve-se ter uma visão sistêmica da empresa, compreendendo como cada recurso contribui e alimenta o Business Intelligence.

SUBUTILIZAR O SISTEMA

Um dos erros mais comuns é subutilizar o sistema. Isso ocorre quando a equipe não foi devidamente apresentada à ferramenta e desconhece sua importância e funcionamento.

Esse despreparo resulta em dados dispersos em diversas planilhas ou outros sistemas. É muito comum que o recurso mais utilizado do BI seja o botão “Exportar para o Excel”, e cada usuário passa a construir suas próprias análises em Excel ao invés de incorporá-las ao BI.

NÃO DAR ATENÇÃO À QUALIDADE DOS DADOS NA ORIGEM

Uma das premissas para um BI de sucesso é qualidade dos dados de origem porém, muitas vezes, os sistemas não possuem regras básicas de validação e tornam o processo de carga para o BI um grande desafio. Campos em branco, com valores incorretos ou grafados de maneira diferente podem distorcer as análises.

O BI vai mostrar exatamente o que está na base e, para que a análise possa ser utilizada em sua plenitude, na maioria dos projetos é necessário ajustar dados em sua origem.

FALTA DE INTEGRAÇÃO COM OUTRAS FERRAMENTAS

O BI deve se comunicar com todas as plataformas utilizadas para coletar, processar e analisar dados de uma série de fontes, como o TMS, ERP, CRM, Gestão de Projetos ou outras ferramentas utilizadas por sua empresa.

Uma atenção especial deve ser dada aos conectores disponíveis em cada ferramenta, algumas tem poucas opções, outras irão cobrar um valor extra para cada tipo de conexão, forçando o usuário a exportar dados manualmente para depois carregar no BI.

Ao não integrar essas ferramentas ao BI, ocorre a perda da capacidade de confrontação de dados e de análise dessas informações.

Para que seu projeto de BI tenha sucesso, é obrigatório ter um profissional devidamente qualificado, que entenda o funcionamento da ferramenta para auxiliar no processo de integração das informações.

Esse profissional vai verificar se as pessoas estão utilizando o sistema corretamente, se a equipe compreende a importância do processo de análise de dados e se são necessários mais treinamentos.

 

Por onde devo começar a gerar um BI na logística ?

Além de todos os benefícios do BI dentro de sua empresa de logística permitindo tomada de decisões mais assertivas, que foram descritos acima, existem também aqueles benefícios que são vistos como diferencial competitivo que deverão alimentar o BI de seus clientes.

Sim, alimentar seus clientes com informações de fácil acesso, rápidas e confiáveis serão cada vez mais a bola da vez neste mercado.

Alguns operacionais ainda resistem a estas mudanças pois a falta de informação esconde suas ineficiências, mas até quando?

Enviar dados que apoiem o planejamento de seus clientes permitirão que o relacionamento operacional tenha mais amadurecimento e ai sim a Logistica 4.0 começa a fazer sentido para muitos empresas que acreditam que esta realidade ainda está distante no Brasil.

E como fazer isso ?

Mapeie e revise seus processos operacionais

Lembre-se que quanto menos interferência humana menor será a possibilidade de erros.

Gradativamente migre para um modelo digital, as empresas com processos obsoletos, que insistem em modelos completamente analógicos e manuais de gestão, podem ter dificuldade para se adequar a esse novo momento.

Para o gestor que deseja potencializar os resultados da sua empresa, é muito importante que seus processos de trabalho sejam conhecidos e revisados, buscando otimizar e automatizar o máximo possível.

Invista na comunicação com seus embarcadores e clientes

Não dá mais para aceitar a troca de informações de pedidos, ocorrências de transporte e situação dos fretes por e-mail, e o lançamento manual de informações em sistemas, então a dica é apostar em tecnologias como EDI (Troca Eletrônica de Dados), e Webservices(é uma solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes), que são capazes de integrar os embarcadores, transportadoras e demais parceiros (inclusive os fornecedores e clientes), evitando retrabalho, reduzindo custos, evitando erros e acelerando o trabalho.

Integração é a palavra-chave para adotar as práticas logísticas mais modernas na sua empresa. Essa conectividade facilita a gestão e permite controle completo sobre os processos.

Conecte a sua frota e motoristas e agregados à base em tempo real

Se um veículo não está seguindo o trajeto planejado, o gestor pode intervir imediatamente sobre frota. Dessa mesma forma, se um determinado motorista estiver apresentando médias de consumo de combustíveis ruins, ou padrões de condução inadequados, a tecnologia dos rastreadores integrados aos sistemas de gestão de frota permite avaliá-los individualmente ou enquanto grupo por meio das análises e estatísticas.

Caso qualquer anormalidade ocorra na operação de transporte, como uma falha mecânica ou um roubo de carga, as novas tecnologias permitem não só a notificação à empresa e o monitoramento dos veículos, mas também o desligamento remoto do caminhão.

Invista em Gestão de Pátios e registro de ocorrências

Se você é um operador logístico que conta com uma operação nervosa, onde seus clientes cobram agilidade nas cargas e descargas, e registro de ocorrências com alto nível de informação, no mercado já existem soluções que além de entender quanto tempo um veículo fica parado dentro de seu CD, e possível também formalizar ocorrências de avarias e faltas em tempo real.

Estruture armazéns inteligentes e mais eficientes

Concordo que falar em armazéns automatizados e algo ainda um pouco distante da logística brasileira, mas utilizar o BI para entender deslocamento de empilhadeiras, quantidades de movimentações, isso é bem real e ao seu alcance, avaliar melhor em quais posições o produto que mais giram e guardar de forma mais segura aqueles com maior valor agregado parece óbvio mas pouco avaliado na doidera dos armazéns brasileiros.

Utilizar empresas para realizar inventários através de drones, é outra realidade que começa a fazer parte do mercado logístico bem lentamente, mas que não permite somente agilidade mas uma economia de mão-de-obra e interrupção nas operações.

Crie uma rotina e cultura de gestão baseada em dados

Diante do grande volume de dados e informações que as novas tecnologias e sistemas disponibilizam, surgem as condições para que os gestores interessados possam analisar as suas empresas por diversos aspectos, e a partir disso tomar as melhores decisões, reduzindo custos, melhorando prazos de entrega e atendendo cada vez melhor os seus clientes. Mas para isso é fundamental que seja criada na empresa a cultura de seguir uma rotina de analisar os relatórios e dados gerados pelos sistemas com frequência.

Já deu para perceber que a Logística 4.0 é aliada de um trabalho eficiente e pode potencializar inclusive a segurança de seus colaboradores, processos e bens, certo? A novidade não é uma previsão para o futuro: é uma realidade inegável que precisa ser tão bem aproveitada quanto possível pelo gestor moderno.

Acredito ter demonstrado a importância que os dados possuem dentro da logística, e que se especializar para analisa-los será o grande diferencial entre as empresas.

Não resista àquilo que pode mudar o futuro da logística brasileira e principalmente o da sua empresa.

Quem estiver na frente destas análises descobrirá o melhor caminho e se tornará cada vez mais competitivo para brigar com aqueles que optaram em adotar a inovação como principal instrumento para atingir resultados.

Até a próxima.

Rosana Corrêa Leite

Por Rosana Corrêa Leite

17 anos de experiência no mercado logístico, atua agora com consultoria em logística, transporte e inovação. Tem contribuído com conteúdos que levam o segmento a repensar o hoje e principalmente o futuro. Possui graduação em Computação e Pós-Graduação em Logística e Supply Chain.

 

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