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Logistica do Futuro - Virtual

Gestão de Contratos fazendo a diferença estratégica em Compras

 

Publicado em 27/04/2020

 

A gestão de contratos tornou-se estratégica nas organizações, visto o seu potencial de geração de resultados e esta abrange técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do trabalho seja ele uma obra, um projeto, um serviço, ou qualquer outra prestação (aqui entendida a “prestação” no sentido de conteúdo da obrigação contratada).

Essa função envolve também estratégias de aquisição e gestão de compras, ou seja, a busca e seleção de fornecedores, mas também a capacitação e certificação de parceiros do negócio ao longo de toda a cadeia produtiva de modo que todos os agentes envolvidos tenham como mantra a elevação da competitividade das empresas as quais representam.

Para buscar a excelência, não basta à organização, isoladamente, realizar um processo de desenvolvimento contínuo da gestão, é necessário que toda a cadeia de valor esteja envolvida nesse processo e isso inclui governança de cadeias produtivas globais, qualificação socioambiental de fornecedores, parcerias estratégicas, terceirização, quarteirização, custos de transação, redes de cooperação, custo total de propriedade, contratos relacionais, gestão econômica de contratos além de negociação com fornecedores.

A empresa sem adequada gestão de seus contratos não tem orientação para análise de Total Cost of Ownership (TCO), ou seja, a ausência de avaliação de todos os custos acessórios que vão acompanhar o contrato durante todo o seu ciclo de vida e negligenciar esse aspecto pode levar a decisões equivocadas.

Além da construção de uma linha de contratação com estrutura própria e alicerçada na lógica da empresa, a gestão estratégica de contratos precisa ter muito bem clarificado no seu escopo as seguintes atribuições:

- Elaborar uma matriz de riscos e responsabilidades, com definição de fluxos contratuais, redação de procedimentos internos de contratação;

- Realizar o levantamento e atualização da base de dados de contratos;

- Realizar auditoria de contratos e revisão de conformidade de cláusulas contratuais;

- Atuar de forma consultiva junto aos gestores de contratos operacionais, oferecendo o devido suporte para extrair do fornecedor a performance pactuada no contrato e o rudimentar cumprimento das obrigações contratuais.

De fato, o cuidado com a gestão se aplica desde a fase pré-contratual, durante a fase contratual propriamente dita (entre a celebração do documento e o termo de recebimento da obra ou serviço) e inclusive na fase pós-contratual, após o encerramento formal do contrato, quando ainda subsistem deveres de garantias, sigilo de informações, assistência técnica, e outros. Tais deveres pós contratuais assumem importância não apenas jurídica, mas, também, do ponto de vista do marketing e conservação da reputação profissional, itens valiosos para o incremento das indicações e demanda de novos projetos.

Assim conceituada, a gestão de contratos apresenta-se como técnica instrumental necessária para a consecução de dois objetivos finais do profissional, prestador de serviços: o controle das contingências, a saber, dos riscos envolvidos em todas as fases do contrato, orientando o gestor para as precauções necessárias à prevenção de riscos, transtornos, atrasos e, especialmente, em última análise, prejuízos; e a satisfação do cliente, seja com o resultado desejado do trabalho, física e materialmente considerado, seja com a conservação e valorização do relacionamento com o profissional, prestador do serviço, decorrente do reconhecimento de sua capacidade técnica e administrativa.

Cada empresa deve desenvolver sua própria técnica e métodos de controle para o gerenciamento de seus contratos e, mais que isso, de suas relações contratuais (conceito que abrange a qualidade do relacionamento entre as partes). A adaptação dos princípios gerais à realidade está diretamente relacionada à economia de tempo, que vem como decorrência da organização adequada de providências, documentos e tarefas. A sistematização dos procedimentos é, sem dúvida, um dos segredos da eficiência e segurança.

O profissional liberal, arquiteto projetista, engenheiro titular, designer de interiores, gerenciador de obras, decorador, etc., muitas vezes se vê diante de diversos contratos em curso, desdobrando-se no acompanhamento e fiscalização de obras em diversos locais, com equipes diferentes e, o mais delicado: clientes diferentes, com os mais variados graus de exigência e compreensão da realidade do trabalho contratado. Tais circunstâncias exigem a conjugação da habilidade técnica com a relacional, para cujo sucesso um adequado sistema de gestão de contratos é fundamental.

As múltiplas formas de pagamento da remuneração devida, por exemplo, nos contratos de projeto e acompanhamento de obras, carecem de tratamento apropriado, pois a remuneração integral do contrato frequentemente compõe-se de honorários técnicos mais comissões sobre os contratos terceirizados fechados com os fornecedores, cujo tratamento jurídico e legal é bastante diverso.

Nesse contexto de múltiplas necessidades e premências, muitas vezes as mais urgentes suplantam as mais importantes e, não raro, o cuidado jurídico com as precauções contratuais, a antecipação de riscos, a prevenção de litígios com a eliminação de situações potencialmente controversas, entre outros, passa completamente despercebida, e só vem a ser notada, infelizmente, quando se apresenta iminente a desavença de interesses e entendimentos entre profissional e cliente, ou entre profissional e terceirizados, por exemplo.

É sabido que, na realidade dos escritórios e pequenas empresas brasileiras (às vezes, até em médias e grandes empresas), não há estrutura própria para um departamento jurídico que conheça as especificidades dos tipos contratuais próprios ao mercado da construção civil, há, de fato, poucos profissionais especializados nesse setor. A elaboração e revisão dos contratos é, no geral, entregue ao engenheiro ou arquiteto encarregado da obra, que avalia o contrato em seu foco profissional – o resultado pretendido deixando de considerar os requisitos formais de validade para a constituição e implementação das obrigações contratuais, a preparação para o cenário de uma recuperação judicial do crédito em caso de inadimplemento, e tantos outros aspectos.

Os contratos licitados, firmados com a administração pública, agregam uma profusão de peculiaridades, decorrentes da legislação constitucional e administrativa. Em tais relações, destaca-se a supremacia do interesse público que frequentemente subverte a ordem natural da execução das obrigações numa perspectiva isonômica, isto é, de igualdade e paridade contratual que permeia os contratos entre particulares, mas não prevalece nos contratos firmados com a administração pública.

A atenção do gestor de contratos e obras públicas deve ser redobrada, pois os princípios administrativos da publicidade, moralidade, eficiência, entre outros, exigem a documentação acurada de eventos e procedimentos. Além disso, o imperativo de adequação de todas as fases contratuais e procedimentos de acompanhamento e execução às previsões do edital acrescem dificuldades, ainda mais quando o gestor, responsável pelo acompanhamento e execução do contrato, não participou da fase de discussão, elaboração e aprovação do edital, projeto básico, executivo, memoriais e, finalmente, do contrato em si.

O gestor do contrato deve fiscalizar a solidez e segurança da empreitada, a qualidade dos materiais, o atendimento dos prazos, o trabalho dos prestadores de serviço (que, muitas vezes, não foi ele quem contratou), o cumprimento de encargos fiscais, trabalhistas e previdenciários, o atendimento às normas de segurança do trabalho, a regularidade de pagamentos, e tantos outros itens. Deve não apenas verificar eventuais desconformidades como atuar para que sejam corrigidas.

O enfrentamento de todo esses desafios e encargos é possível, contanto que o profissional se prepare, não apenas para a constante evolução técnica das diversas áreas funcionais, mas também para as precauções contratuais e as técnicas de controle e administração de contratos e relações contratuais.

Um contrato claro, abrangente e bem redigido, acompanhado de procedimentos de controle, acompanhamento, registro e documentação de tarefas e incidentes constituem, sem dúvida, uma importante ferramenta para que a conclusão bem sucedida de uma bela obra ou projeto seja coroado por bons resultados financeiros e incremento do relacionamento com o cliente.

 

Sandro Reis

Por Sandro Reis

Coordenador dos programas de MBA Executivo em Procurement, Gestão de Contratos e Supply Chain Management no Instituto A Vez do Mestre e na Universidade Veiga de Almeida, especialista em oratória profissional, professor e palestrante do Instituto Brasileiro dos Executivos de Finanças, Instituto Nacional dos Executivos de Suprimentos, membro da Comissão de Logística do CRA-RJ, profissional com vasta experiência em gestão de negócios, trajetória de 20 anos em gestão e profissionalização das áreas de Suprimentos e Contratos em empresas de grande porte – Vale S/A, White Martins, Icatu Seguros e Comitê Olímpico 2016.

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