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Strategic sourcing alavancando resultados em compras

 

Publicado em 26/06/2020

 

O cenário político e econômico brasileiro vem exigindo da gestão de suprimentos das organizações a adoção de uma postura mais estratégica e assertiva no combate as incertezas e flutuações de mercado.

O grande desafio das empresas na atualidade é a limitação de recursos para manter suas operações em um mercado cada vez mais competitivo, que comprime as margens de lucro e exige esforços cada vez maiores para manter o volume de vendas.

Nesse contexto inóspito como pano de fundo, a gestão de suprimentos passa ter um papel decisivo como protagonista. Com sua experiência, conhecimento técnico e visão depurada de mercado, a área deve apontar oportunidades e colaborar para evitar e/ou minimizar os desperdícios e os gastos desnecessários.

Para começarmos a entender a relevância da atuação estratégica da gestão de suprimentos e, utilizando como premissa um faturamento típico para uma organização industrial, há estudos que demonstram que para cada 5% economizados em gastos é gerado 30% a mais de resultado para a organização.

Reduções de custos de compras da ordem de 1% equivalem a um aumento de 12% a 18% em vendas. Quando a meta é incrementar os lucros através de uma forte redução de custos, baseado na eliminação de eficiência interna, a empresa deve olhar prioritariamente para o que está comprando e como está comprando.

Com toda a efervescência do mercado, atualmente, é imperioso para as empresas encontrar novas formas de se manterem competitivas.

A redução de custos sustentável é o ponto de partida e principal direcionador e com o strategic sourcing é possível ter uma visão de vantagens e dificuldades, bem como os benefícios de sua aplicação.

O strategic sourcing é uma metodologia utilizada em especial pelas áreas de suprimentos em que se analisa profundamente o custo total de aquisição de cada família de produtos ou serviços através de seu mapeamento, entendimento e avaliação das especificações destes materiais, níveis de serviço e de seu mercado fornecedor.

Através dessa metodologia é possível revisar todos os custos externos que afetam os produtos finais, bem como os custos internos de utilização, financeiro e de logística, sendo possível também, avaliar otimizações na estrutura dos produtos, achar um ponto ótimo que atenda aos requerimentos e níveis de serviço que maximizem o custo benefício de determinada aquisição, ampliando o conhecimento do mercado fornecedor, melhorando a qualidade do material e agilizando assim o fluxo de atendimento do mercado.

Dessa forma, explorando o poder de compra e identificando uma vantagem competitiva, o strategic sourcing possibilita um maior potencial de redução de custos e aumento de desempenho da cadeia produtiva, com melhoria da qualidade e agilidade dos processos operacionais. A competição em nossa economia tem comprovado que sua utilização traz enormes benefícios nos processos e transparência à área de compras, no que tange a negociação. No panorama econômico atual, onde as empresas devem fazer mais por menos, esta metodologia, que proporciona corte direto nos gastos com compras, pode recompensá-las com redução de custos imediata.

Aumentar a rentabilidade, reduzir custos e ganhar mais eficiência nos processos estão sempre no foco das empresas, mas a grande questão é por onde começar. Uma área chave para o caminho do sucesso é a de suprimentos, estratégica para qualquer companhia.

Existem em suprimentos, inúmeras oportunidades a serem exploradas para atingir esses objetivos, economizando na contratação de serviços, na aquisição de materiais diretos e indiretos e na revisão de contratos.

O strategic sourcing é uma metodologia de compras completa e, portanto, altamente eficiente. Ela procura fontes que satisfaçam as necessidades da empresa, seleciona os melhores fornecedores para cada operação e negocia os contratos de aquisição. Após a finalização das negociações, a ferramenta faz toda a gestão de desempenho dos fornecedores de produtos ou serviços.

Os ganhos conquistados nos processos de compra, por meio dessa metodologia, têm sido reconhecidos pelos executivos e o efeito prático e perceptível é que a área de suprimentos passa a ser vista de forma mais madura e estratégica pela companhia.

Apesar dos benefícios, o strategic sourcing ainda não foi adotado por um grande número de empresas e o principal motivo é a falta de conhecimento sobre como implantar a solução.

Em alguns casos, as dificuldades começam no levantamento dos gastos da área, recursos limitados e resistência aos processos padronizados de sourcing também podem ser barreiras à adoção da metodologia, contudo essas barreiras são facilmente superáveis com disciplina e respaldo executivo para evolução das ações inerentes a metodologia.

O strategic sourcing é utilizado pelas grandes empresas visando à melhoria contínua dos processos com redução de custos e aumento do desempenho da área de compras. Se caracteriza pela estruturação em etapas e aplicação do conhecimento em gestão de projetos. A estrutura em etapas permite conduzir um processo que, além de identificar o fluxo detalhado da aquisição do produto ou serviço, também estuda o mercado fornecedor, suas forças e tendências, levanta o custo total, pesquisa modelos de fornecimentos, ajuda as organizações a aperfeiçoar sua base de fornecimento, realiza cotações, negocia e finalmente implementa os processos e contratos, assegurando o monitoramento e gerenciamento do seu desempenho.

As vantagens para as empresas que utilizarão desse modelo são várias, sendo umas delas o tempo ganho com a utilização de contratos em longo prazo, pois assim os compradores podem dedicar mais tempo à estratégia e menos em atividades operacionais rotineiras. A padronização dos processos e a visualização dos gastos das categorias permitem as empresas mais nitidez de seus dispêndios e a priorizarização de categorias que serão trabalhadas no sourcing.

Na implantação do strategic sourcing as empresas podem encontrar o que denomino de "entraves", mas não desvantagens. Cabe salientar que a área usuária representa grande parte dos entraves. 

A primeira delas é o fato de o strategic sourcing não ser uma ferramenta de fácil implementação. Exige tempo, planejamento, pessoas preparadas e engajadas e além disso, a implantação desta metodologia pode gerar resistência nos clientes internos da organização, principalmente se a área mantiver relação antiética com algum dos fornecedores. A área usuária poderá, também, tentar influenciar na contratação em função de favoritismos ou relacionamentos de longa data com algum fornecedor, por exemplo, o que descaracteriza totalmente o strategic sourcing, que prevê um processo transparente.

Para todo o trabalho, o comprador deverá entender sobre o que está adquirindo, além de, possivelmente, passar pela resistência das áreas com a sinergia de escopos e também, em alguns casos, com a ideia do usuário de se sentir melhor habilitado que o próprio comprador.

Pelo fato de ter de conhecer o que está adquirindo, alguns profissionais de compras, especialistas em strategic sourcing, estão se qualificando à altura de um usuário solicitante, muitas vezes tornando-se especialista em determinadas categorias.

Com um processo de compras eficaz e planejado, será possível desenvolver uma estratégia de fornecimento customizada para as necessidades de suprimentos, trazendo reduções de custos significativas, tornando o negócio da organização mais atrativo e rentável.

Todo o processo de aquisição é realizado com procedimentos definidos, buscando aperfeiçoar os resultados obtidos em cada etapa.

A metodologia do strategic sourcing sugere, para sua implementação, sete passos:

O primeiro passo, dos sete, refere-se ao spend analysis que é o entendimento dos gastos da empresa com aquisições, além disso, nesta etapa é considerada a real necessidade do usuário, o cliente interno no que concerne ao escopo. Toda esta etapa pode identificar possíveis consolidações de escopo, ou seja, aquisições que eram realizadas de forma segregadas, serem contratadas dentro de um único escopo, o que maximizaria o potencial de savings. Pode-se também identificar quais compras eram feitas via spot, e alocá-las em contratos de longo prazo.

No segundo passo, a definição de importância dos itens comprados pode ser feita através da Matriz Kraljic, que divide os itens em estratégicos, alavancáveis, gargalos e não críticos. A matriz tem o risco de fornecimento de mercado em função do valor de compra.

Conhecidas as necessidades da empresa e a criticidade dos itens a serem negociados, a empresa, no terceiro passo, (o qual é altamente utilizado por empresa líderes, com departamento de compras altamente desenvolvidos) pode conhecer o mercado do fornecedor para verificação das melhores práticas. A manutenção deste processo permite que as empresas monitorem inovações tecnológicas, novas formas de execução dos serviços, fornecedores em outras regiões, ou seja, a empresa possui visão sistêmica de todo o dinamismo do mercado supridor de suas necessidades, com pressões e oscilações sofridas pelos fornecedores. Todas as informações acompanhadas neste passo são de tal relevância que auxiliam o planejamento estratégico de compras das organizações empresariais.

O processo de strategic sourcing é delineado em função do item demandado, portanto, os níveis de aprofundamento das etapas irão variar de acordo com esta demanda. Por exemplo, muito provavelmente, a listagem de fornecedores par itens identificados como não críticos pode ser extensa, principalmente se comparada à listagem de fornecedores de itens estratégicos.

No quarto passo ocorre a correlação das informações levantadas nas etapas anteriores. A empresa pode analisar o quanto representa no faturamento de seu fornecedor, ou seja, quais fornecedores dependem desta empresa e quais não, o que está ligado diretamente ao poder de negociação da empresa que está utilizando a metodologia, ou mesmo ao poder de negociação do fornecedor. Esta informação é de suma importâncias para futuras negociações e para a execução do próximo passo.

No quinto passo: definição dos tipos de estratégias de relacionamento com fornecedores, são utilizadas as informações dos passos anteriores, principalmente do quarto. Como o próprio nome diz, neste passo são delineadas as estratégias para a compra do item demandado, em função das informações das quais a empresa é detentora: a importância do produto para a empresa e a representatividade da empresa para o fornecedor. Itens com baixo risco, mas com valor elevado (alavancáveis) podem dar à empresa um alto poder de negociação, que pode ser de até da fixação de preços até a substituição do produto, em contra partida, itens tidos como estratégicos deverão ser negociados de forma delicada, uma vez que representam alto custo e alto risco; nesse caso, diminui-se consideravelmente o poder de negociação da empresa.

No sexto passo: implementação das estratégias de relacionamento, a empresa já terá todo o seu planejamento elaborado, que ocorreu nos passos anteriores. Para execução desse planejamento, a empresa faz então um plano de implementação. Nesse plano, a empresa cria os processos e procedimentos de execução, políticas que visam substanciar o processo e oferecer maior assertividade de decisão.

No último mas não menos importante passo, o sétimo, esse denominado monitoramento e controle interno e externo, é prevista a avaliação do serviço. Indicadores de desempenho são estabelecidos, sempre junto ao fornecedor. Indicadores SLA e metas também podem ser estabelecidos nesta etapa, o que deve ser em função do relacionamento entre a empresa e seu fornecedor.

Quando o fornecedor vencedor do processo é contratado, deve haver o gerenciamento diligente do que foi contratado versus o que está sendo executado.

Conforme mencionado no sétimo passo, esse gerenciamento pode ser feito através de indicadores de SLA objetivos e metas factíveis.

Com a sua implementação plenificada, o strategic sourcing pode proporcionar maior eficácia e foco gerencial na atuação da área de compras e por conseguinte os seguintes benefícios:

  • Consolidar o poder de negociação;
  • Gerar alternativa sustentável de fornecimento;
  • Aumentar a transparência de condições comerciais;
  • Esmerar o relacionamento e a dinâmica com fornecedores;
  • Garantir conformidade;
  • Padronizar e racionalizar especificações;
  • Melhorar o planejamento e gerenciamento da demanda;
  • Otimizar papéis e responsabilidades dos agentes envolvidos;
  • Redesenhar os processos para simplificá-los e torná-los mais efetivos.


Considerações finais

O strategic sourcing ainda está sendo amadurecido no mercado brasileiro e, ao contrário do que muitos pensam, não possui foco exclusivo na redução de custos, mas sim em uma solução perene e que proporcione economias sustentáveis, o que inclui o ganho através do melhor custo de aquisição considerando benefícios qualitativos e estratégicos.

Quando compras/suprimentos trabalha com a metodologia do strategic sourcing o processo de aquisição apresenta diversas vantagens, pois o comprador passa a ter uma visão mais ampla da contratação, com relação às necessidades das áreas, as volumes demandados, etc, o que o proporciona a oportunidade de sinergia entre as especificações de cada área, gerando um maior poder de negociação.

A proposta de valor do strategic sourcing objetiva harmonizar a qualidade do serviço com garantia de redução de custos, a tecnologia, a capacitação dos profissionais de compras e o monitoramento dos resultados, como fatores chaves na incorporação deste modelo funcional.

No entanto, para que a experiência seja bem sucedida, é preciso que alguns cuidados sejam tomados. É necessário que a diretoria esteja envolvida e que as diretrizes sejam alinhadas e bem claras, para que com isso todas as áreas da empresa estejam totalmente envolvidas e comprometidas e assim o melhor resultado possa ser alcançado.

Uma vez que o projeto seja planejado e cuidadosamente implementado, os resultados são bastante promissores derivando em soluções inovadoras de compras que irão gerar eficiência nos processos e resultados mensuráveis significativos.

 

Sandro Reis

Por Sandro Reis

Coordenador dos programas de MBA Executivo em Procurement, Gestão de Contratos e Supply Chain Management no Instituto A Vez do Mestre e na Universidade Veiga de Almeida, especialista em oratória profissional, professor e palestrante do Instituto Brasileiro dos Executivos de Finanças, Instituto Nacional dos Executivos de Suprimentos, membro da Comissão de Logística do CRA-RJ, profissional com vasta experiência em gestão de negócios, trajetória de 20 anos em gestão e profissionalização das áreas de Suprimentos e Contratos em empresas de grande porte – Vale S/A, White Martins, Icatu Seguros e Comitê Olímpico 2016.

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