A utilização da tecnologia nas obrigações fiscais

Por serem uma espécie de comprovação, os documentos precisam de armazenamento adequado, tanto para a segurança da empresa, quanto para confirmação por parte da fiscalização

Por Redação

Foto: Divulgação

No cotidiano regular de uma transportadora, são vários os documentos necessários para realizar uma operação. É preciso ter a nota fiscal dos produtos ou serviços, o CT-e e o MDF-e da carga e outros documentos que podem ser obrigatórios de acordo com o tipo de transporte que está sendo realizado.

Segundo os Portais de NF-e e CT-e, somente no dia 14 de maio de 2022, foram emitidas cerca de 32,37 bilhões de Notas Fiscais Eletrônicas e 6,146 bilhões de Conhecimentos de Transporte Eletrônicos. Você consegue imaginar o armazenamento de tantos arquivos? Aqui citamos uma quantidade nacional diária, mas em apenas uma empresa, é muito comum ter acúmulo de diversos documentos.

Os documentos fiscais possuem informações muito importantes para a empresa e para o fisco, como impostos cobrados, venda ou compra de produtos, valores recebidos ou pagos, transações realizadas, serviços prestados e muitas outras. Por serem uma espécie de comprovação dessas ações, os documentos precisam ter um armazenamento adequado, tanto para a segurança da empresa, quanto para confirmação por parte da fiscalização.

Segundo a Lei Nº 5.172, as empresas devem armazenar os documentos fiscais por pelo menos cinco anos – esse é o prazo do fisco para solicitar os mesmos para conferência ou cobrar dívidas atrasadas. Caso a empresa não possua esses documentos, pode arcar com multas ou penalizações. Por isso, o correto armazenamento desses arquivos, além da facilidade de acesso a eles, é uma preocupação constante nas empresas, principalmente aquelas que trabalham com grande volume de documentos fiscais eletrônicos.

Com a evolução da tecnologia, os documentos fiscais estão gradativamente sendo migrados para versões eletrônicas, como aconteceu com a Nota Fiscal. Isso é uma grande vantagem para as empresas, pois não será mais necessário aquele armazenamento em vários arquivos, com muitos papéis, que por vezes podem ser difíceis de encontrar, caso necessário.

Esses documentos eletrônicos, como a NF-e, são gerados em arquivos XML no computador. Sigla que significa Extensible Markup Language (em português, linguagem de marcação extensível), o XML é o tipo de arquivo em que estes documentos são gerados. É uma linguagem de marcação que define regras para visualização no formato do arquivo digital. O armazenamento do XML é feito em texto, com marcações através de tags, o que permite a leitura das informações.

BSOFT DOCS

O Bsoft Docs é uma ferramenta que ajuda nesse processo. Além de realizar a leitura dos arquivos XML, a solução ainda armazena os dados dos documentos em nuvem, possibilitando o acesso de qualquer dispositivo conectado à internet. É possível transformar os dados do XML em um arquivo PDF, a fim de imprimir ou acessar as informações com maior facilidade.      

Em posse do arquivo XML, o usuário tem todas as informações do documento, seja ele nota fiscal eletrônica, conhecimento de transporte eletrônico e similares, podendo utilizá-lo para emitir outros documentos ou importar informações para um software ou aplicativo. Dessa forma, existe mais praticidade no compartilhamento dos dados, mais rapidez na hora da emissão e armazenamento mais ágil e seguro dos dados.

Em uma situação prática no cotidiano da transportadora, o Bsoft Docs pode receber o XML da Nota Fiscal automaticamente na plataforma e realizar o armazenamento em nuvem. Isso possibilita a importação do XML em sistemas de emissão de CT-e ou MDF-e, trazendo todas as informações do documento já preenchidas – aí, é necessário apenas complementar com dados específicos do frete para gerar o documento de transporte. Depois de gerado, ele também poderá ser armazenado na própria ferramenta.

É essa a proposta que o Bsoft Docs traz para as transportadoras. Em questão de minutos depois da emissão da NF-e, é possível acessar a Nota Fiscal Eletrônica e importar os dados para o sistema de emissão, sem necessidade de copiar os dados manualmente, correndo risco de erros.

“Como trabalhamos lado a lado com nossos clientes, sabemos quais são os principais conflitos que podem surgir nos processos das transportadoras. Um deles, é justamente ter que trabalhar com muitos documentos, ter o controle de todos eles e muitas vezes é preciso replicar informações de um documento para outro, o que leva tempo e atrasa a demanda da empresa. Foi com o propósito de ajudar o transportador com esses documentos, que foi criado o Bsoft Docs.” – Fabrício Beltrame, diretor comercial da Bsoft.

Além dessa praticidade, a ferramenta ainda oferece serviços como manifestação eletrônica do destinatário, visualização e download de eventos, relatórios com filtros personalizados, download em lote, geração e impressão do PDF, podendo ser acessado de qualquer dispositivo, incluindo o aplicativo para smartphones.

O armazenamento e gerenciamento de documentos fiscais é necessário para controle financeiro interno e pelas obrigações fiscais. Por isso, é importante manter os documentos da empresa bem armazenados, excluindo o risco de multas que podem prejudicar o planejamento financeiro da empresa.