Danone otimiza gerenciamento de fretes com GKO FRETE

Sistema se alinhou ao ERP da empresa e demonstrou aderência total e alta qualidade

Uma das maiores e mais conhecidas empresas de alimentos do Brasil, a Danone, modificou sua forma de gerenciar os fretes ao adotar o software GKO FRETE, desenvolvido pela carioca GKO Informática, reforçando sua operação com a recente integração ao SAP ERP (software de gestão empresarial). A Danone é cliente da GKO Informática há aproximadamente dez anos.

Léa Pires, coordenadora de Projetos da GKO Informática revela que a Danone utilizava o GKO FRETE integrado ao ERP anterior, mas que, com a implantação do SAP, realizada em outubro de 2012, foi possível obter uma melhor integração entre o software de gestão e mais funcionalidades do GKO FRETE. “A Danone buscava ter um sistema de maior aderência ao ERP e que permitisse interfaces de entrada e saída do GKO FRETE. Somado a isso, queria ter maior controle dos fretes, com segurança de que se estava pagando o que realmente estava contratado, e o GKO FRETE pôde oferecer controle contábil e fiscal”, conta a executiva.

Após a implementação do GKO o setor de gestão de fretes da Danone passou a ser mais assertivo e robusto. De acordo com o responsável pela gestão de custos de frete da empresa, Joel Apolinário, a opção de implementar o SAP ERP se deu, pois havia uma determinação global de implementação do SAP. “Precisávamos alinhar o ERP à operação com as transportadoras e filiais e, simultaneamente, passamos por adequações de regras. A integração do GKO Frete com o novo ERP permitiu aderência a todas as funcionalidades do GKO e notamos isso em nosso dia a dia, com maior transparência em nossa governança, rastreabilidade, alinhamento financeiro com os transportadores e visibilidade da conta frete”, afirma. Para ele, o sistema de gestão de fretes passou a funcionar, na prática, de modo relacionável, tanto com o ERP SAP quanto com as transportadoras. “Cada filial e unidade de negócio do Grupo Danone tem acesso à manutenção e relatórios, porém, temos uma equipe de key-users que recebe toda a demanda mais avançada através de um sistema de workflow – com isso, o sistema novo de integração se ajustou totalmente ao nosso negócio”. Apolinário acredita que as inovações trazidas pela GKO Informática foram notadas pelos clientes: “Eles perceberam o maior controle de toda a operação, visto que o controle do frete foi ampliado e os erros foram, significativamente, reduzidos”, constata.

Implementação

A implementação do GKO FRETE também trouxe desafios à Danone. “O maior foi, justamente, a adequação de ambas as partes com o processo de gestão de frete, pois a empresa não podia se adaptar por completo ao que o software demandava e, por outro lado, a GKO Informática não poderia customizar todo o sistema em relações às deficiências apresentadas. Porém conseguimos um meio termo e tudo passou a funcionar de forma harmônica”, esclarece Apolinário. Esta adaptação se refere, por exemplo, às notas faturadas. “No sistema GKO Frete, as notas podem ser calculadas e unificadas em uma única remessa. O nosso antigo ERP não tinha a funcionalidade de agrupar as notas por carro. Com isso foi necessário customizar nosso ERP, visto que o modelo de tabela de preço por rota viagem é bastante comum na empresa”, conta o executivo.   

Para o profissional, além de transparência e rapidez no processo de gestão de fretes, o contrato com a GKO Informática se justifica, ainda, pela constante busca pelo aprimoramento: “A equipe é profissional e o relacionamento é saudável. Há constante intenção para melhoria dos processos, tais como help desk, atualização de versão e releases, atendimento presencial. Estamos juntos para deixar o processo cada dia mais inovador e referencial”, completa.

Para que o GKO Frete fosse utilizado, no entanto, foram necessárias seis etapas de desenvolvimento junto à Danone. A primeira, conhecida como “Definição e descrição do escopo”, consistiu em detalhamento de todo o processo de transporte da empresa, desde a contratação do frete até o seu pagamento. “O consultor da GKO Informática fez entrevistas com as áreas de transporte, fiscal, contábil, contas a pagar e demais áreas envolvidas no processo, definindo assim o escopo de acordo com a necessidade e expectativa do cliente”, explica Léa Pires. A segunda etapa, “Configurações e cadastros”, abrangeu toda a configuração e cadastros necessários para a implantação do projeto definido. A partir daí, iniciaram-se alguns testes unitários e integrados dentro dos cenários definidos, o treinamento, a homologação e a produção do software, fase acompanhada pelo consultor da GKO Informática bem como o primeiro fechamento fiscal/contábil.